หน้าที่ของเลขาในองค์กร

ประสิทธิภาพขององค์กรใด ๆ ขึ้นอยู่กับความพยายามของเลขานุการ หน้าที่ของเลขานุการรวมถึงการปฏิบัติหน้าที่ขั้นพื้นฐานทั่วไป องค์กร และสำนักงานปกติสำหรับบริษัท แผนกต่างๆ และผู้บริหาร พวกเขาช่วยในการจัดการ e front office และจัดการเรื่องการบริหาร หน้าที่ของเลขาฯ ส่วนใหญ่มักไม่ได้รับความสนใจจากสาธารณชน อย่างไรก็ตาม พวกเขามีบทบาทสำคัญในการจัดระเบียบและรักษาองค์กรให้เป็นไปตามแผน

เราเริ่มภารกิจในการแสดงความสำคัญของเลขานุการในการดำเนินงานขององค์กรอย่างราบรื่นและการจัดการงานอื่น ๆ ขององค์กร บทบาทบางอย่างที่แสดงไม่เป็นที่รู้จักของคนจำนวนมาก บทบาทของพวกเขาไปไกลกว่าแค่การจดบันทึกและรับโทรศัพท์ อาชีพนี้มีความสำคัญต่อการดำเนินการทั้งหมดเพื่อการตัดสินใจในองค์กร

ความรับผิดชอบของเลขา

งานของเลขานุการแตกต่างกันไปตามสาขา แต่ทำหน้าที่คล้ายคลึงกันทั้งด้านการแพทย์ กฎหมาย ไปจนถึงเลขานุการบริษัท ทักษะของเลขานุการที่มีความสามารถสูงเป็นที่ต้องการสูงในอุตสาหกรรมปัจจุบัน มักจะเต็มไปด้วยตารางงานที่ยุ่งและกำหนดเวลาที่แน่น

อ่านยัง

คนงานฝังศพประท้วงในกานา - เหตุผลและข่าวล่าสุด

ตัวอย่างตำแหน่งงานเลขา

• เลขานุการ
• เลขากฎหมาย
• เลขาผู้บริหาร
• เลขา (พาร์ทไทม์)
• พนักงานต้อนรับ

หน้าที่เลขานุการคืออะไร?

หลายคนมักเข้าใจผิดว่าบทบาทของเลขากับผู้ช่วยส่วนตัว อย่างไรก็ตาม ตามทฤษฎีแล้ว บทบาทของผู้ช่วยส่วนตัวนั้นแตกต่างจากบทบาทเลขานุการ เลขานุการต้องการทักษะและความสามารถที่แข็งแกร่ง ไม่เหมือนผู้ช่วยส่วนตัว เลขานุการทำงานที่ซับซ้อนซึ่งส่งผลต่อการดำเนินงานหลักขององค์กร

หน้าที่เลขานุการสำนักงานแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมหรือนายจ้าง อย่างไรก็ตาม อาชีพนี้มีความเกี่ยวข้องกันเนื่องจากความคล้ายคลึงกันในสภาพแวดล้อมการทำงาน เลขานุการในสถานที่ทำงานต่างกันปฏิบัติหน้าที่และความรับผิดชอบเหมือนกัน ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินงานขององค์กร ต่อไปนี้คือหน้าที่มาตรฐานและหน้าที่หลักที่ดำเนินการโดยเลขานุการในสภาพแวดล้อมการทำงานที่แตกต่างกัน:

1. แผนกต้อนรับ

เมื่อพูดถึงตำแหน่งในสำนักงานทั่วไป หน้าที่ของเลขานุการรวมถึงการให้ความช่วยเหลือพนักงานใหม่และผู้เข้าชมงานในการหาทางไปรอบ ๆ องค์กร บทบาททั่วไปบางอย่างรวมถึงการชี้นำผู้เข้าชมไปยังแผนกและสำนักงานที่เหมาะสม พวกเขายังแสดงเวิร์กสเตชันให้พนักงานใหม่ดูในวันแรกด้วย โดยทั่วไปแล้วจะฉายภาพโดยรวมของบริษัทผ่านการนำเสนอระดับโลกและการต้อนรับอย่างมืออาชีพแก่ผู้มาเยี่ยมชมสำนักงาน

อ่านยัง

ความแตกต่างระหว่างความเป็นผู้นำและการจัดการ

2. การยื่น

บทบาทหลักอีกประการหนึ่งของเลขานุการคือการจัดการไฟล์ของลูกค้าและพนักงาน พวกเขายังจัดเก็บบันทึกที่สร้างขึ้นซึ่งมีความสำคัญสำหรับการอ้างอิงในอนาคต ในตัวอย่างการตั้งโรงพยาบาล หน้าที่ของเลขานุการคือจัดทำแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยระหว่างนัดกับพยาบาลหรือแพทย์ พวกเขายังเก็บไว้เมื่อสิ้นสุดการนัดหมาย พวกเขาวางไฟล์ตามลำดับตัวอักษรและใช้ระบบการจัดเก็บล่าสุดและง่ายที่สุดสำหรับการจัดเก็บที่ง่ายและวัตถุประสงค์ในการดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว

3. การโต้ตอบ

เมื่อพูดถึงการตั้งค่าสำนักงาน เลขานุการมักจะประสานงานสำหรับการโทรเข้าและโทรออกและจดหมายโต้ตอบ พวกเขารับสายจากลูกค้า ลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยแก้ไขข้อสงสัยที่โพสต์โดยลูกค้าหรือส่งต่อลูกค้าเพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติมไปยังแผนกที่เหมาะสม พวกเขายังทำหน้าที่โทรศัพท์ในนามของผู้บริหารเมื่อสื่อสารข้อมูลกับลูกค้า

พวกเขากำหนดเวลาการนัดหมายและติดตามผล การจดบันทึกเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับเลขานุการโดยเฉพาะจากผู้จัดการ พวกเขายังเตรียมบันทึกหรือจดหมายและการคัดกรองอีเมล พวกเขายังจดบันทึกการประชุมระหว่างการประชุมอย่างเป็นทางการ

4. การจัดการเอกสาร

เอกสารมีความสำคัญต่อองค์กร และเป็นความรับผิดชอบของเลขานุการแต่เพียงผู้เดียวในการจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นการคัดลอกเอกสารเพื่อส่งทางไปรษณีย์หรือแจกจ่ายภายใน เอกสารจะต้องส่งแฟกซ์จากบริษัทไปยังลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ หรือลูกค้า พวกเขายังได้รับแฟกซ์ขาเข้าตามที่ได้รับคำแนะนำไปยังแผนกที่เหมาะสม

พวกเขายังแจกจ่ายเอกสารให้กับพนักงานและลูกค้าผ่านรูปแบบต่างๆ เช่น อีเมล, Excel, Word และสเปรดชีต เลขานุการยังตรวจทานและร่างอีเมลก่อนที่จะส่งไปยังช่องทางที่เหมาะสม

5. งานสำนักงานทั่วไป

เมื่อพูดถึงสำนักงานขนาดเล็ก บทบาทของเลขานุการอาจมีความหลากหลายในการปฏิบัติงานธุรการประจำวันและงานอื่นที่เกี่ยวข้องซึ่งช่วยงานของผู้อื่น ซึ่งรวมถึงงานการจัดกำหนดการและการจัดกำหนดการใหม่ซึ่งได้ถูกยกเลิกไปในตอนแรก นอกจากนี้ยังรวมถึงการสั่งเครื่องใช้สำนักงาน จดบันทึก และเตรียมเครื่องดื่มสำหรับผู้มาเยี่ยม

6. สนับสนุน

บทบาทสำคัญของเลขานุการคือการให้การสนับสนุนแก่ผู้จัดการหรือผู้จัดการในแผนกต่างๆ ในองค์กร แม้ว่าเวิร์กสเตชันอาจแตกต่างกัน แต่คนอื่น ๆ ก็ซับซ้อนหรือไม่ว่างที่จะมอบหมายให้ทีมผู้บริหารแต่ละคนมีเลขาส่วนตัว สถานที่ทำงานอื่น ๆ แต่งตั้งเลขานุการคนหนึ่งเพื่อให้บริการผู้จัดการอาวุโสบางคนโดยมีเฉพาะประธานเจ้าหน้าที่บริหารที่มีเลขานุการส่วนตัว

7. ทำกิจวัตรประจำวัน

งานบางอย่างที่คล้ายคลึงกันซึ่งดำเนินการโดยเลขานุการล้วนเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล เลขานุการดูแลระบบการจัดเก็บเอกสารและอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขายังจัดการอีเมลเส้นทางและใช้งานเครื่องสำนักงานจำนวนมาก เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องแฟกซ์ คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอ ในเวิร์กสเตชันอื่น เลขานุการมีส่วนร่วมในการเขียนตามคำบอกและจัดทำรายงานและจดหมาย

คนอื่น ๆ ยังแก้ไขร่างคร่าวๆที่เขียนโดยผู้จัดการ เลขานุการต้องมีทักษะด้านไวยากรณ์และการสะกดคำที่ยอดเยี่ยมและตรงจุด พวกเขายังต้องพิมพ์อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีทักษะในการบริการลูกค้า พวกเขาต้องมีความรู้ด้านเทคนิคในการจัดการโปรแกรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ต่างๆ ซึ่งรวมถึงฐานข้อมูล สเปรดชีต และกราฟิก

อ่านยัง

หลักสูตร Ghana Institute of Freight Forwarders สถานที่และการติดต่อ

หน้าที่และความรับผิดชอบของเลขานุการ

เลขานุการต้องทำหน้าที่ดังต่อไปนี้

ก่อนการประชุมคณะกรรมการ

• การจัดสรรห้องที่ควรทำการประชุม
• เข้าพบประธานและเห็นชอบในวาระการประชุมใหญ่
• ส่งคำบอกกล่าวให้กรรมการประจำสถานที่และเวลาที่กำหนดให้มีการประชุมและระเบียบวาระที่ตกลงกันไว้
• เตรียมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุมจริง เอกสารควรมีจดหมายโต้ตอบจากการประชุมครั้งล่าสุดและรายงานการประชุมซึ่งเป็นบันทึกการประชุมครั้งก่อน

ระหว่างการประชุมคณะกรรมการ

• จดบันทึกของผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากนี้ การสังเกตคนที่ไม่เข้าร่วมแต่ก่อนหน้านี้ได้ส่งคำขอโทษ
• หมุนเวียนและอ่านรายงานการประชุมครั้งล่าสุด พร้อมตั้งคำถามเกี่ยวกับรายงานการประชุมและเปลี่ยนแปลงรายงานการประชุมเมื่อจำเป็น
• จดบันทึกสิ่งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมพูดเมื่อรายงานการดำเนินการทันทีที่ดำเนินการ รวมถึงการสังเกตการตัดสินใจของคณะกรรมการ
• รายงานต่อคณะกรรมการถึงจดหมายใด ๆ ที่เลขานุการเขียนขึ้นและคำตอบใด ๆ ที่ได้รับเพื่อดำเนินการทันที

อ่านยัง

คณะกรรมการการเลือกตั้งของผู้ติดต่อและสำนักงานกานา

หลังการประชุมคณะกรรมการ

• การเขียนรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการจากบันทึกที่บันทึกไว้ในระหว่างการประชุมในเวลาที่เป็นปัญหาไปยังการประชุมคณะกรรมการครั้งต่อไป
• การเขียนและส่งจดหมายใด ๆ ที่คณะกรรมการได้ร้องขอให้ดำเนินการก่อนหน้านี้

ยังคงเป็นความรับผิดชอบของเลขานุการแต่เพียงผู้เดียวในการเก็บรักษาบันทึกล่าสุดดังต่อไปนี้

• ชื่อกรรมการ ที่อยู่อย่างเป็นทางการ และหมายเลขโทรศัพท์
• ชื่อและที่อยู่ของสมาชิกสมาคมชุมชน
• การประชุมที่เข้าร่วมโดยสมาชิกที่เกี่ยวข้องในชุมชนที่เกี่ยวข้อง
• การติดต่อที่สำคัญของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง

หน้าที่เลขานุการเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานคืออะไร?

มีหน้าที่ต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมายให้เลขานุการต่าง ๆ ในอุตสาหกรรมต่าง ๆ นี่คือความรับผิดชอบเฉพาะของเลขานุการที่สอดคล้องกับรายละเอียดงาน

ความรับผิดชอบโดยรวมของเลขานุการ

• จัดให้มีการประชุมคณะกรรมการอย่างเหมาะสมแก่สมาชิก
• ดูแลให้มีการจัดประชุมอื่นๆ เช่น ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น และกิจกรรมต่างๆ อย่างเหมาะสม
• การรักษาบันทึกสมาชิกให้เหมาะสมกับระบบปัจจุบัน
• การตรวจสอบจุดดำเนินการของสมาชิกชุมชนที่ดำเนินการระหว่างการประชุม

อ่านยัง

บริการระดับชาติกานา: เบี้ยเลี้ยงและเงินเดือน 2020

ความรับผิดชอบเฉพาะของเลขานุการ

• วางแผนและจัดเตรียมการประชุมคณะกรรมการและการประชุมสามัญร่วมกับผู้อื่นและมอบหมายให้เหมาะสม ซึ่งรวมถึงการวางแผนวันประชุม การส่งการแจ้งเตือนการประชุม การจองห้องพัก รายงานการประชุม และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งจัดทำวาระการประชุมสุดท้ายโดยประสานงานกับประธาน
• จัดให้มีการประชุมคณะกรรมการอีกวาระหนึ่ง โดยเฉพาะในการประชุมแบบปิด
• บันทึกการตัดสินใจและการดำเนินการในรายงานการประชุมและรายงานการประชุมคณะกรรมการที่กำลังจะมีขึ้นและความคืบหน้าของการดำเนินการอย่างถูกต้องพร้อมผลลัพธ์และการตัดสินใจที่กำหนดไว้ในระหว่างการประชุม
• การรักษาบันทึกสมาชิกปัจจุบันที่ถูกต้องและแม่นยำ นอกจากนี้ การออกหนังสือแจ้งการต่ออายุและการบันทึกค่าธรรมเนียมสมาชิกร่วมกับเหรัญญิก
• การติดต่อโต้ตอบผ่านการเขียนจดหมายและอีเมลที่ตกลงกันไว้ระหว่างการประชุมคณะกรรมการ รวมทั้งสรุปการติดต่อและอีเมลที่ได้รับสำหรับการประชุมครั้งต่อไปและร่างคำตอบที่เหมาะสม
• การวางแผนสำหรับการรายงานที่เกี่ยวข้องใดๆ ที่ต้องทำ ซึ่งรวมถึงรายงานประจำปีของสมาชิกสมาคมชุมชนด้วย

อ่านยัง

อธิบายโปรโมชั่นบริการการศึกษากานา

หน้าที่โดยรวม

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Company House
• ดูแลให้มีการจัดการและบันทึกการประชุมของคณะกรรมการอย่างเหมาะสม
• รายชื่อกรรมการบริษัทต้องปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันด้วย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า AGMs และ EGMs ได้รับการเข้าร่วมและบันทึกอย่างเหมาะสม
• การรักษาข้อมูลสมาชิกให้เป็นปัจจุบัน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลตอบแทนประจำปีตรงกับหน่วยงานกำกับดูแลตามความเหมาะสมในรูปแบบที่ถูกต้อง

มีโอกาสงานมากมายสำหรับเลขานุการในภาคต่างๆ ของเศรษฐกิจ นายจ้างรายใหญ่ที่สุดของเลขานุการบางคนรวมอยู่ในภาคส่วนต่อไปนี้

• การช่วยเหลือสังคม
• ดูแลสุขภาพ
• การศึกษา
• เวิร์คสเตชั่นมืออาชีพ
• องค์กรทางศาสนา
• รัฐบาลและภาคประชาสังคม
• บริการด้านวิทยาศาสตร์และเทคนิค

ทักษะและความสามารถหลักของเลขานุการ

1. มุ่งมั่นสู่การเติบโตอย่างมืออาชีพ

เลขานุการต้องเข้าใจว่าอาชีพที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจึงต้องปรับปรุงทักษะอยู่เสมอ นายจ้างพึ่งพาพวกเขาในการปรับปรุงประสิทธิภาพสำนักงานของสถานที่ทำงานอย่างต่อเนื่องผ่านทักษะของพวกเขา เลขานุการสามารถสร้างความประทับใจให้นายจ้างด้วยการยืดเวลาการฝึกอบรมและแสวงหาโอกาสอื่น ๆ เพื่อเพิ่มทักษะปัจจุบันของพวกเขา สิ่งนี้ยังคงเติบโตค่านิยมทางวิชาชีพที่เกี่ยวข้องกับทักษะในประวัติย่อ

อ่านยัง

แบบฟอร์มรายงานการปฏิบัติหน้าที่ประจำเดือน พ.ศ. 2561

2. ทักษะการสื่อสารที่ดีเยี่ยม

เวลาส่วนใหญ่ที่เลขาใช้ส่วนใหญ่จะอยู่ที่โทรศัพท์ อีเมล รายงาน จดหมาย และที่แผนกต้อนรับ นี่แสดงถึงการใช้ความประทับใจแรกในการรวบรวมแนวคิดและค่านิยมของทั้งองค์กร การเติบโตอย่างต่อเนื่องของธุรกิจขึ้นอยู่กับวิธีการปฏิบัติต่อลูกค้า คู่ค้า และลูกค้า เลขานุการควรรับฟังลูกค้า ปฏิบัติตามคำแนะนำ และรายงานผลตอบรับ จำเป็นต้องมีความเครียดจากทักษะการสื่อสารด้วยวาจาและองค์กรที่ทำให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่นๆ

3. การเปิดกว้างสู่การทำงานเป็นทีม

เลขานุการควรเปิดรับการทำงานเป็นทีมกับแผนกอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ซึ่งหมายความว่าควรใช้นวัตกรรม การทำงานร่วมกัน และการทำงานหนัก พวกเขาควรใช้ความคิดริเริ่มเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปรับปรุงประสิทธิภาพของสถานที่ทำงาน

อ่านเพิ่มเติม : ระบุผู้จัดการระดับสูงอีกสามคนที่อยู่เบื้องหลัง Menzgold

อ่านยัง

คำแนะนำในการดาวน์โหลดแบบฟอร์มการประเมิน NSS 2018

นอกจากทักษะข้างต้นแล้ว เลขานุการยังต้องมีทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และใส่ใจในรายละเอียด เนื่องจากเป็นงานที่ค่อนข้างเครียด พวกเขาจึงควรมีทักษะในการจัดการความเครียดจากข้อมูลที่ได้รับจากงานจำนวนมาก หน้าที่ของเลขานุการสามารถขยายและหลากหลายจากอุตสาหกรรมต่างๆ มูลค่าของเลขานุการเติบโตอย่างต่อเนื่องจึงสร้างโอกาสมากขึ้น

ในกรณีที่คุณรู้สึกตื่นเต้นเกี่ยวกับโอกาสในการทำงานที่แผนกต้อนรับ ให้เตรียมพร้อมที่จะเพิ่มอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์กร อย่าลืมเรียนรู้หน้าที่ของเลขานุการในองค์กรด้วย จำเป็นต้องมีการปรับปรุงคุณสมบัติเพื่อแยกตัวคุณออกจากเลขานุการคนอื่นๆ เพื่อเพิ่มทักษะและความสามารถในวิชาชีพเลขานุการ เราขอแนะนำให้คุณลงทะเบียนในหลักสูตรต่างๆ ด้านการบริหารและเลขานุการ

อ่านเพิ่มเติม:

• นานา แอดโด แต่งตั้งเลขาผู้บริหารในงานแถลงข่าวสำคัญ
• รายชื่อบริษัทเฟอร์นิเจอร์ในประเทศกานา 2018